第一章 总 则
第一条 为了进一步规范我校国际学术会议管理工作，提高会议的质量及效率，根据国家有关规定，结合我校实际情况，制定本管理办法。
第二条 本办法适用的国际学术会议是指：由湖北经济学院主办、相关院（系、所）承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议。
第三条 举办国际学术会议要切实贯彻“归口管理、以我为主、厉行节约、讲求实效”的原则。
国际交流与合作处是学校国际学术会议的归口管理部门。
第二章 申报程序
第四条 各院（系、所）举办国际学术会议应提前6个月向国际交流与合作处提交申请报告，填写《湖北经济学院国际学术会议申报表》，同时提供有关申报材料。国际学术会议中如邀请台湾地区代表参会，须同时提交台湾代表的名单、主要人员的简历、行程和会议日程。
各院（系、所）承办的港、澳、台学术交流活动必须提前2个月向国际交流与合作处申报。
第五条 国际交流与合作处会同科研处对申请报告进行审核，经校领导审定后报上级主管部门审批。
第六条 在未得到上级主管部门正式批复前，任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议，不得发出会议邀请。
第七条 国际学术会议获批准后，承办单位即可启动对外联络、下发会议通知等会议组织工作，并严格按批件开展相关活动。会议筹备和组织过程中，重要涉外事宜应报国际交流与合作处协调处理。
第三章 会议总结
第八条 会议结束后，承办单位在2周内须向学校科研处和国际交流与合作处提交书面总结材料。
总结报告主要包括：会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人、与会中（含港澳台）外宾实到人数及具体名单、收到中、外论文数量、会议学术水平评价、与会国内外着名学者的最新研究成果和动向、会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议、会议论文集出版情况、会议相关照片、是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何等。
第四章 外事纪律
第九条 承办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表和参会资格。
第十条 严格遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我校与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均须符合可以公开的口径，不得泄露秘密。
有关国际学术会议的宣传报道材料必须经宣传部和国际交流与合作处审核。
第十一条 举办国际学术会议，一般不邀请非建交国家的代表参加。如确有必要，会议承办单位应提前将该与会代表的简历等背景材料报国际交流与合作处，按规定逐级向上申报。
第十二条 会议期间或结束后需组织考察的，承办单位须采取有效措施，确保人员安全。
第五章 附 则
第十三条 举办港、澳、台学术会议参照本规定执行。
第十四条 本办法由国际交流与合作处负责解释，自印发之日起执行。
