为提高校行政公文处理工作质量和效率，努力实现公文处理的规范化、制度化、科学化，根据《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》（鄂政发［2001］46号，以下简称《细则》），制定本规定。
一、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理必须做到及时、准确、安全、规范。
二、院长办公室是校行政公文处理管理机构，主管校行政公文处理工作并指导学院内设行政机构的公文处理工作。
三、发文办理。发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。
（一）学院部署行政全局性工作，下达重要决定和办理重要事项，以院行政名义行文；传达院行政某一方面工作的决定，通知有关事项和办理具体事务，以院长办公室名义行文。院长办公室的公文是校行政公文的补充形式。
（二）草拟公文要符合法律、法规、规章和上级机关的有关规定，做到情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，文种正确，篇幅力求简短。
（三）行政部门代学院草拟的公文文稿或要求学院批转的公文文稿，应由部门的主要负责人签字同意。对文稿中涉及其他部门的职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商一致，协办部门签署会签意见。
（四）公文文稿送院行政领导签发前，应当由院长办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方法是否妥当，是否符合草拟的公文的有关要求，公文文种、格式和行文规则是否符合《细则》的规定等。文稿如需作较大修改，由院长办公室与原起草部门协商或请其修改。
文稿经院长办公室主任审核后，由院长办公室文秘工作人员将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送院行政领导审定签发。未经院长办公室审核的文稿，院行政领导不予签发。
（五）以院行政名义制发的上行文，必须由院长签发，院长外出时，由主持工作的副院长签发。以院行政名义制发的下行文或平行文，只涉及到行政单项工作的，由其分管的院行政领导签发；涉及到两个及两个以上方面工作的，由院长或者院长授权的其他院行政领导签发。
院行政领导签发公文，应当写明具体意见，并署上姓名和签发日期。
（六）公文文稿签发后统一由院长办公室进行复核编发字号。复核的重点是：审批、签发手续是否妥当，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（七）缮印公文、加盖印章必须符合规定的格式式样。以院行政和院长办公室名义制作的公文，由院长办公室负责分发。
